Fotoriproduzione

La fotoriproduzione per uso personale e motivi di studio è libera e gratuita e può essere effettuata direttamente con mezzi propri dall’utente, nei limiti stabiliti dalla Direzione Generale Archivi con Circolare n. 33 del 07/09/2017  e con D.M. n. 108 del 21/03/2024.

La libera riproduzione dei documenti archivistici da parte dei privati è consentita per le sole finalità che la norma espressamente enuncia e deve svolgersi con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né, all’interno degli istituti di cultura, l’uso di stativi o treppiedi.

Non è  consentita la libera riproduzione dei documenti di particolare rarità e antichità e/o fragilità o corruzione del supporto, che necessitano di speciali accorgimenti per garantirne la sicurezza, né dei documenti già  riprodotti digitalmente dall’Istituto ed esclusi dalla consultazione ordinaria, per ragioni di conservazione e di sicurezza.

Modalità e regolamento

La richiesta di fotoriproduzione va presentata in Sala Studio compilando l’apposito modulo.

La fotoriproduzione è consentita con modalità che non comportino alcun contatto fisico col bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l’uso di stativi o treppiedi.

È comunque vietata la riproduzione con mezzi propri dei documenti già acquisiti digitalmente dall’Ufficio

La Direzione si riserva di escludere dalla fotoriproduzione i documenti che per condizioni di conservazione non sufficienti, confezione o supporto possano soffrire danno.

Tariffe

Il costo delle riproduzioni rilasciate dal laboratorio fotografico dell’Istituto è stabilito dal Tariffario addottato ai sensi ai sensi del D.M. 108 21/03/2024 Modifiche al decreto del Ministro della cultura 11 aprile 2023, rep. n. 161, recante “Linee guida per la determinazione degli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d’uso dei beni in consegna agli istituti e luoghi della cultura statali”

Pagamenti

Il pagamento va effettuato soltanto dopo aver ricevuto comunicazione dall’Archivio dell’esatto importo da versare, oppure dopo aver compilato l’apposita istanza in sala studio. Si sconsiglia vivamente di procedere a pagamenti spontanei, in quanto eventuali rimborsi non vengono evasi direttamente dall’Istituto.

La ricevuta di pagamento va sempre trasmessa all’indirizzo e-mail as-vi@cultura.gov.it .

Entro dieci giorni lavorativi dall’avvenuto pagamento si riceverà una e-mail contenente un link, che consente di scaricare le immagini richieste. Il servizio è effettuato tramite il sistema di condivisione file del Ministero della Cultura (Apecargo). Si riceverà inoltre una comunicazione che conferma l’avvenuta spedizione e le condizioni d’uso delle riproduzioni.

Come pagare:

IMPORTI INFERIORI A 20 EURO

Per importi inferiori a 20 euro, l’Archivio di Stato accetta esclusivamente i pagamenti effettuati tramite la piattaforma PagoPA (sistema nazionale di pagamenti elettronici a favore della Pubblica Amministrazione).

La piattaforma è raggiungibile al seguente link: https://pagonline.cultura.gov.it/.

L’accesso può essere effettuato utilizzando SPID, CIE o eIDAS. Nel caso non si disponga di alcuno di questi sistemi, al primo accesso alla piattaforma selezionare “Login without eIDAS” e nella schermata successiva “Not registered? Sign up here”. Seguire quindi le istruzioni per creare un account.

Dopo aver effettuato l’accesso accedere alla sezione Pagamenti online.

Selezionare come Istituto “Archivio di Stato di Vicenza” (attenzione: non è possibile accettare pagamenti indirizzati ad altri Istituti).

Inserire la data dell’operazione e selezionare il servizio di fotoriproduzione.

Procedere indicando sempre quantità 1 e l’importo totale del preventivo ricevuto.

Cliccare su “Aggiungi al carrello”.

Nella schermata “Carrello dei prodotti”, selezionare “Invia pagamento”, per procedere direttamente al pagamento online, secondo una delle modalità rese disponibili dal sistema.

In alternativa, selezionare “Avviso pagamento” per generare un avviso di pagamento, che può essere usato per pagare fisicamente in uno degli esercizi abilitati presenti sul territorio.

Copia dell’attestazione di pagamento generata dal sistema PagoPA dovrà essere inviata all’indirizzo di posta elettronica as-vi@cultura.gov.it .

IMPORTI SUPERIORI A 20 EURO

Esclusivamente per importi superiori a 20 euro, il pagamento va effettuato tramite bonifico bancario.

I versamenti vanno intestati all’Istituto Centrale per gli Archivi (ICAR), che ai sensi del D.M. n. 270 del 5 settembre 2025 art. 34 comma 2, lettera m) “svolge funzioni di servizio di tesoreria per gli Uffici centrali e periferici della Direzione generale Archivi”.

I riferimenti sono i seguenti:

Istituto Centrale per gli Archivi

Viale Castro Pretorio, 105 – 00185 Roma

C.F.: 97528810589

Banca popolare di Sondrio

IBAN: IT79S0569603200000011950X29

SWIFT: POSOIT22

La causale del bonifico deve obbligatoriamente riportare la seguente dicitura “Archivio di Stato di Vicenza. Fotoriproduzioni”

L’attestazione dell’avvenuto bonifico deve essere inviata all’indirizzo mail as-vi@cultura.gov.it . Solo in seguito alla ricezione di questa si potrà provvedere all’invio delle riproduzioni richieste.

Procedura semplificata

Per la pubblicazione di immagini acquisite ai sensi dell’art. 108, c. 3 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42), ossia «da privati per uso personale o per motivi di studio, ovvero da soggetti pubblici o privati per finalità di valorizzazione, purché attuate senza scopo di lucro» gli studiosi possono avvalersi della procedura semplificata compilando e trasmettendo all’Istituto la comunicazione del proposito di pubblicare l’immagine, fermo comunque restando l’obbligo di citare la fonte e di consegnare almeno una copia analogica o digitale dell’elaborato e una copia della riproduzione.

La procedura semplificata è applicabile, in base al recente D.M. 108 21/03/2024 – Modifiche al decreto del Ministro della cultura 11 aprile 2023, rep. n. 161, recante “Linee guida per la determinazione degli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d’uso dei beni in consegna agli istituti e luoghi della cultura statali”, per le pubblicazioni rientranti nei seguenti casi:

1. per i volumi a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un carattere scientifico (contributi in volume, atti di convegni nazionali ed internazionali) e accademico;
2. per volumi e riviste a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un contenuto divulgativo e didattico;
3. per i cataloghi d’arte, di mostre e manifestazioni culturali con tiratura fino a 4000 copie;
4. per le riviste scientifiche e di Classe A di cui agli elenchi dell’Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca (ANVUR);
5. per pubblicazioni in giornali e periodici nell’esercizio del diritto-dovere di cronaca;
6. per pubblicazioni liberamente accessibili da chiunque senza il pagamento di un prezzo (c.d. open access);
7. per la realizzazione del materiale espositivo, scientifico, didattico e divulgativo di mostre e manifestazioni culturali organizzate da un organo del Ministero ovvero da enti pubblici e privati per finalità di valorizzazione del patrimonio culturale attuate senza scopo di lucro. Nel caso di richieste relative a un elevato numero di immagini, la gratuità può essere concessa solo nell’ambito di accordi di collaborazione istituzionale.

Procedura ordinaria

In tutti gli altri casi la pubblicazione in fotoriproduzione di documenti conservati dall’Archivio di Stato è soggetta a concessione d’uso da parte del Ministero della Cultura. L’istanza volta ad ottenere la concessione va compilata adottando l’apposito modulo al quale va applicata una marca da bollo da 16 euro; le amministrazioni dello Stato, gli enti pubblici locali e le onlus sono esenti dall’imposta di bollo.

È possibile richiedere il rilascio di copie conformi di documenti conservati dall’Archivio di Stato di Vicenza utilizzando l’apposito modulo (vedi sotto).

La copia con dichiarazione di conformità viene rilasciata in bollo, salvo le eccezioni previste dal DPR 26 ottobre 1972, n. 642.

Il termine entro cui viene evasa la richiesta è di 30 giorni.

Prima di inviare il modulo si invita a contattare l’Istituto all’indirizzo e-mail as-vi@cultura.gov.it per verificare se il documento di cui si intende chiedere la copia conforme sia effettivamente conservato presso l’Archivio, specificando anche se la copia conforme debba essere rilasciata in modalità cartacea o digitale. Salvo diversa richiesta da parte dell’utente, l’Istituto rilascia le copie conformi in formato digitale.

L’Istituto comunicherà a seguire l’esito della ricerca svolta d’ufficio, formulando un preventivo di spesa per la riproduzione digitale del documento e indicando il numero di marche da bollo da trasmettere.

COPIE CONFORMI DIGITALI

Per le copie conformi digitali è necessario inviare tramite posta elettronica:

– L’istanza di copia conforme digitale compilata in ogni sua parte con una marca da bollo digitale del valore di euro 16,00, apposta tramite il servizio e-bollo della piattaforma Pagonline raggiungibile al seguente link: https://pagonline.cultura.gov.it/.

– La comunicazione di esito positivo della ricerca, con apposte ulteriori marche da bollo virtuali, del valore di euro 16,00 ciascuna, nel numero indicato dall’Archivio. Si segnala che la funzione “Acquista @e.bollo” prevede l’emissione di un solo bollo per volta. Sarà pertanto necessario effettuare tante marcature quante saranno le marche da bollo necessarie.

– La ricevuta del pagamento delle riproduzioni, secondo le istruzioni ricevute dall’Istituto.

Si fa presente che le copie conformi digitali saranno inviate tramite posta elettronica ordinaria o a mezzo PEC.

COPIE CONFORMI CARTACEE

Per le copie conformi cartacee consegnare o trasmettere l’apposito modulo all’indirizzo “Archivio di Stato di Vicenza, Borgo Casale 91 – 36100 Vicenza”, con apposta una marca da bollo del valore di 16,00 euro, unitamente alla ricevuta di pagamento delle riproduzioni e alle marche da bollo nella quantità specificata, secondo le istruzioni ricevute dall’Istituto.

Qualora non si intenda ritirare personalmente o tramite delegato precedentemente comunicato il documento, si dovrà far pervenire anche una busta preaffrancata di formato almeno C5. L’Archivio di Stato spedirà il documento come da affrancatura presente nella busta. Il rischio di smarrimento o di mancata consegna è a carico del destinatario.

E’ possibile richiedere il ritiro del documento a mezzo corriere, prendendo accordi direttamente con l’Istituto. L’organizzazione e i relativi costi sono a totale carico del destinatario. La bolla di trasporto da apporre sul plico va trasmessa all’indirizzo e-mail as-vi@cultura.gov.it in via anticipata per consentire di predisporre il materiale.